Challenge
인사팀과 재무팀은 회사의 핵심 경영 정보와 전략을 담은 대외비 문서를 자주 다루며, 이 문서들은 투자 계획, 재무 전략, 임직원 연봉 정보, 인사 평가 및 보상 등 중요한 내용들을 포함하고 있습니다. 하지만, 문서별로 접근 제한 설정이 없어 정보 유출의 위험이 항상 존재했습니다. 누가 언제 어떻게 문서를 열람하거나 수정했는지, 복사본의 존재 여부조차 파악하기 어려웠고, 실수로 메일이나 첨부 파일을 한 번 잘못 보내면 그 결과를 되돌릴 수 없었습니다.
또한 문서의 업데이트와 공유 과정에서 버전 관리와 공유 이력 추적이 제대로 이뤄지지 않아, 문서의 최신 버전 유지와 안전한 공유에 어려움이 있었습니다. 예를 들어, 재무팀의 경우 실적 자료 작성을 위해 이전 자료를 비교 분석할 필요가 있을 때, 그 자료들의 최신 버전을 누가 가지고 있는지, 어디에 저장돼 있는지, 그리고 그것이 정말 최종본인지 확인하는 데 많은 리소스가 소모됐습니다.
인사팀의 경우 전사에 문서를 공유할 일이 많은데 공지 문서의 관리가 잘 안되고, 공유와 업데이트가 원활히 되지 않으면 하루에도 몇 번씩 같은 문의를 받고 답변하는 일이 반복되는 상황이었습니다. 이를 해결하기 위해 여러 사내 시스템과 협업툴을 도입해 봤지만, 문서 보안과 공유의 편리성을 동시에 해결하는 데는 어려움이 많았습니다. 더불어, 인사팀의 특성상 기존 문서를 계속해서 업데이트하며 버전 관리해야만 하는 경우도 많은데, 기존의 업무 도구로는 이런 세세한 어려움까지 손쉽게 해결할 수는 없었습니다.
With Wrapsody
랩소디를 도입한 후 재무팀과 인사팀은 더 이상 대외비 문서 보안에 대해 걱정할 필요가 없어졌습니다. 재무팀은 중요 재무 정보와 같은 대외비 문서들을 자동 암호화해 안전한 상태로 관리할 수 있게 됐습니다. 암호화된 문서는 철저한 권한 설정 기능을 통해, 실제 업무를 담당하는 사람과 열람이 필요한 인원에게만 권한을 부여해 중요 정보 노출을 최소화했습니다.
또한 문서 버전 관리 기능을 통해 문서 관리의 효율성을 높였습니다. 예를 들어, 분기별 실적 자료를 작성할 때 이전 자료를 참고해야 하는 경우가 많은데요. 랩소디 덕분에, 예전 문서를 찾는 번거로움 없이 현재 작업 중인 문서의 이전 버전을 쉽게 다운로드해 비교 분석할 수 있게 됐습니다. 이는 실적 추이를 더욱 수월하게 파악할 수 있게 해, 재무팀의 업무 효율성을 높이는 데 기여했습니다.
인사팀 역시 채용 과정에서부터 이전과 확연히 차이가 납니다. 가장 먼저 지원자들이 제출한 이력서 등의 파일을 채용 담당자가 1차 검토를 위해 다운로드하게 되는데, 해당 파일들은 받는 즉시 암호화됩니다. 그리고 진행 과정에 따라 해당 문서를 검토하고 확인해야 하는 담당자들에게만 랩소디를 통해 열람 권한을 주면서 검토 요청을 하는데요. 문서내 채팅으로 소통하면 별도로 메일이나 메시지를 보낼 필요 없이 소통에 드는 리소스도 확연히 줄어드는 동시에 관련 없는 인원이 내용을 볼까 더는 마음 졸이지 않아도 됩니다.
사내 공지와 주요 문서 공유도 편리해졌습니다. 랩소디에서는 문서별로 링크를 생성할 수 있고 해당 링크를 공유해 놓으면, 구성원들이 언제든 인터넷 브라우저를 통해서 ‘미리보기’ 할 수 있는데요. 복지나 사내 시스템 등이 정리된 내부 가이드 문서, 내부 규정 등 주기적으로 업데이트되는 문서의 링크를 한 번만 공유해두면 전사 메일을 보내는 등 새롭게 공지할 필요가 없습니다.
또, 랩소디가 가장 편리한 순간 중 하나는 바로 구성원들이 공지를 잘 확인하는지 알림 받을 때인데요. 교육 자료 등 모든 구성원이 꼭 봐야 하는 문서의 경우 전체에 열람 요청을 해 놓으면, 열람 여부에 대해 자동으로 오는 메일로 확인할 수 있습니다. 명절 선물이나 단체복 사이즈 등 구성원의 답변을 받아야만 할 때도, 설문지를 만들고 그 결과를 따로 문서로 만들 필요가 없습니다. 원하는 형태로 문서를 만들고 해당 문서에 내용을 작성할 수 있게 공유하니 어떤 사람이 작성했는지도 쉽게 알 수 있게 됐고 결과를 취합하는 업무 공수도 획기적으로 줄었습니다.
