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글로벌 건설기업의 안전하고 효율적인
문서 관리 혁신
쌍용건설은 대한민국의 대표적인 글로벌 건설기업으로 주로 아파트, 오피스텔, 상업시설, 공공시설 등의 건설을 수행하며, 국내외에서 다양한 프로젝트를 진행하고 있습니다. 국내에서는 특히 군 통합수도사업, 전국도시철도건설사업 등 규모가 큰 공공사업을 수행하고 있습니다. 해외에서는 중동, 아시아, 아프리카 등지에서 다양한 해외건설 프로젝트를 수행하고 있으며, 지속 가능한 성장과 사회공헌활동을 추구하며 건설분야에서의 기술개발과 혁신을 위해 노력하고 있습니다. 무엇보다 산업 현장과 업무의 다양한 분야에서 대대적인 디지털 혁신을 진행하기 위해 퍼블릭 클라우드로의 전환, 데이터 자산화 등을 적극적으로 추진하고 있습니다. 이 과정 속에서 전세계 곳곳에 파편화 돼 있는 기업의 중요 데이터들을 통합적으로 관리할 필요성이 높아졌고, 이와 동시에 이용자 편의성도 향상시킬 수 있는 방안이 필요했습니다. 이에 쌍용건설은 파수의 랩소디 클라우드가 적합하다고 판단, 해당 서비스 도입을 통해 문서 관리 분야를 혁신하기로 결정했습니다.
쌍용건설은 기존에 문서중앙화를 도입해 사용 중이었습니다. 하지만 문서를 사용하기 위해서는 매번 문서중앙화 서버에 접근해야 하는 불편함이 존재했습니다. 이는 해외 사업장이 많은 건설 회사의 특성상, 해외에 거주하고 있는 직원들은 네트워크 속도 이슈로 인해 문서를 다운로드 하는 시간이 오래 걸리는 이슈가 있었습니다. 또한, 문서중앙화 서버에서 외부로 나온 문서들은 암호화되지 않기 때문에 해외 또는 경쟁업체로 유출될 수 있는 보안 홀이 존재했습니다. 뿐만아니라 대량의 문서들이 끊임없이 생성되고 중요한 문서들도 많이 축적되고 있지만, 정작 필요할 때 원하는 문서를 찾기가 쉽지 않았습니다.
이러한 문제점들을 해결하기 위해 여러 솔루션들을 검토한 결과, 파수의 문서가상화 솔루션인 랩소디가 기존 업무를 혁신할 수 있다고 생각해 도입을 결정했습니다.
･ 직원 만족도와 업무 생산성 증가를 동시에 충족한 문서가상화 기술
쌍용건설은 회사 문서를 자산화 해 통합 관리하기 위해서 초기에 문서중앙화 솔루션을 도입했습니다. 그런데 자산화를 강제화 하기 위해서는 PC에 문서를 저장하지 않고 서버에만 저장하는 정책을 수립할 수 밖에 없었습니다. 이렇게 되면 문서를 활용할 때마다 중앙 서버에 접근해야 하기 때문에 지방 및 해외에 위치해 있는 사업장은 속도 문제로 지속적인 불만 제기가 있었습니다.
문서자산화 목적은 달성했지만 ERP 등 혁신 인프라를 구축하면서 속도 이슈로 직원들이 불편함을 경험했기 때문에, 로컬 PC에서 자유롭게 사용할 수 있는 빠른 사용성을 가진 솔루션이 필요해졌습니다. 이에 문서를 사용할 때마다 중앙 서버에 접근하지 않아도 되는 랩소디를 선택했습니다.랩소디는 문서 사용시 매번 중앙 서버에 접근할 필요가 없는 문서가상화 기술을 적용해, 우려했던 속도 이슈를 해결할 수 있었습니다.
랩소디는 로컬 PC 또는 가상드라이브에서 랩핑(암호화, 자산화)이란 과정을 통해 자동으로 해당 문서를 서버로 전송하고, 랩핑된 문서와 서버 문서 간에 가상의 링크를 만들어 줍니다. 이를 통해 문서 위치에 상관없이 자동 버전 관리, 문서 복구, 문서 URL 링크, 웹 미리보기 등을 제공합니다. 문서가상화 기술을 기반으로 글로벌 지사와의 협업 시에도 업무 생산성을 높여 쌍용건설의 차세대 업무 혁신을 이뤄낼 수 있었습니다.
･ 랩핑된 문서 사용 기록으로 회사 전체 문서 사용에 대한 가시성 확보
랩소디의 랩핑된 문서는 기본적으로 사용자에 대한 ACL 정책을 설정할 수 있습니다. 랩핑과 동시에 문서에 접근할 수 있는 사용자가 자동으로 지정되고 관리할 수 있어 보안을 강화할 수 있었습니다. 보안 관리자의 관리 포인트는 줄이면서 외부로의 유출 차단은 더욱 강화할 수 있는 일석이조의 효과를 얻었습니다.
기존에는 문서중앙화 서버에 접근해야만 암호화된 문서를 사용할 수 있고, 필요에 따라 서버에서 다운로드 받은 문서는 복호화 된 채로 유통되기 때문에 유출 위험이 있었습니다. 이러한 보안홀을 문서가상화의 랩핑을 통해 해결했고, 추가적으로 문서에 대한 랩핑을 해제한다거나 사용자의 문서 사용에 대한 다양한 로그를 기록해 문서 오남용 등 다양한 사용 패턴을 분석할 수 있게 됐습니다.
문서에 접근하는 속도가 빨라지면서 직원들의 만족도가 높아졌습니다. 그리고 자산화 된 문서는 자동으로 최신 버전 관리까지 가능해 문서 관리를 효율적으로 할 수 있게 됐습니다. 모바일까지 사용이 활성화되면 사무실 및 외부에서도 문서를 편리하고 안전하게 유통할 수 있어 업무 효율성이 한층 더 높아질 것으로 기대됩니다.
또한 퍼블릭 클라우드에 위치해 있는 문서들은 암호화 돼 있기 때문에 무단으로 유출되더라도 권한이 없으면 열어볼 수 없기 때문에 철저하게 관리되고 있습니다. 최근 랜섬웨어로 인한 피해도 우려가 됐는데, 사고 발생 시엔 원 클릭으로 복구할 수 있어 든든한 보험을 들어 둔 것 같이 안심이 됩니다. 이러한 장점들 때문에 랩소디를 차세대 문서 관리 솔루션이라 믿고 도입했고, 랩소디가 저희가 원하는 디지털 혁신의 플랫폼이 될 것이라 생각합니다.
