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클라우드 환경에 사내 모든 문서와
협업 히스토리를 자산화한 방법
누베베 한의원은 분당, 잠실, 강남, 홍대, 부천, 부산, 인천에 지점을 두고 있는 기업으로 고객 맞춤 진료 및 제약 사업을 운영하고 있습니다. 특히 한방 비만 치료를 중심으로 고객의 건강을 위해 연구, 조제, 처방, 운영까지 모두 진행하고 있고, 서비스 제공 과정에서 수집한 데이터를 활용해 새로운 가치를 창출하고 있습니다. 특히, 지점 확장을 통해 전국적으로 사업을 넓혀 나가며 지점, 임직원 간 협업을 통해 더 큰 시너지를 내고 있습니다. 이 과정에서 헬스케어 기업으로서 민감한 고객 데이터 등을 안전하게 관리하면서도 빠르고 효율적으로 소통할 수 있도록 고민한 끝에 파수에서 서비스하는 문서중앙화 솔루션 랩소디와 업무용 메신저 파이어사이드를 도입하게 됐습니다.
• 민감한 데이터의 보안을 놓치지 않으면서도 합리적이고 효율적으로 업무하는 방법
누베베 한의원은 기존에도 헬스케어 기업이자 병원이라는 특성상 보안의 중요성을 잘 인지하고 중요하게 생각하고 있었습니다. 그에 따른 적절한 보안 조치도 취하고 있었습니다. 그러나 사업 확장 과정에서 데이터양이 지속적으로 늘어났고, 각 지점 및 임직원들의 협업도 활발해졌습니다. 지점 및 임직원이 흩어져있을 수밖에 없는 형태에서 기존의 방법으로는 소통의 문제가 발생하기 시작했습니다. 문서 및 메일, 메신저를 통한 협업 과정에서 공유된 데이터의 내용이 일치하지 않거나 협업 이력을 파악하기 어려운 등 다양한 커뮤니케이션의 어려움을 겪었습니다. 뿐만 아니라 보안에 치중한 정책으로 인해 불편한 점도 더욱 커졌고, 이를 해결하기 위해 보안은 그대로 강력하게 가져가되, 조직의 규모에 맞는 합리적이고 효율적인 협업 플랫폼 구축이 필요했습니다.
･ Wrapsody Cloud로 안전하고 효율적인 협업 플랫폼 구축
파수에서 제공하는 문서중앙화 솔루션 Wrapsody Cloud 도입으로 클라우드 환경에서 안전하고 효율적인 협업 플랫폼을 구축했습니다. 먼저, 사내 모든 문서를 클라우드 서버에 중앙화하니 작업 위치에 관계 없이 쉽게 접근할 수 있는 통합 관리 시스템이 구축됐습니다. 또, 모든 문서가 항상 최신 버전을 유지하고 이전 버전도 모두 클라우드에 백업돼 사용 이력을 파악할 수 있어 업무의 연속성이 생기고 업무 이력도 쉽게 파악할 수 있게 됐습니다. 이렇게 편리한 사용성을 챙기면서도 각 문서는 파일 별로 암호화되고 사용 권한을 세세하게 관리해 중요하고 민감한 정보가 유출될 걱정이 줄었습니다.
･ 콘텐츠 중심의 업무용 메신저 Fireside
누베베 한의원은 업무 메신저로 콘텐츠 중심으로 소통할 수 있는 파수의 Fireside를 도입하면서 내부 커뮤니케이션을 더욱 강화할 수 있었습니다. Wrapsody Cloud와 자연스럽게 연계되어 업무를 진행하는 과정에서 문서를 만들게 되면, 각 문서별로 채팅방이 자동으로 생성돼 구성원들과 원활한 소통과 협업이 이뤄졌습니다. 또, 메신저 내에서도 웹 오피스를 이용해 문서를 사용할 수 있어 문서를 공유하고 확인하는 과정도 더욱 빨라졌습니다. 더불어 메신저를 통해 공유된 문서와 주고받은 메시지까지 모두 암호화된 상태로 보관되고, 보안 관련 정책 설정에 따라 메시지를 삭제하거나 복구할 수 있어 관리자와 구성원 모두가 만족하고 있습니다.
Wrapsody Cloud와 Fireside를 도입하는 과정에서 클라우드를 활용하면서 타 경쟁사보다 합리적인 비용으로 사내 모든 문서와 협업 히스토리를 자산화할 수 있었다는 점이 가장 큰 장점 중 하나였습니다. 업무적으로도 언제 어떤 지점에서든 임직원들은 항상 최신 버전의 문서를 사용하고, 해당 문서를 중심으로 채팅방을 구성해 소통할 수 있게 됐기 때문에 업무 중 상호 간 오해가 생기는 일이 확연히 줄었습니다. 문서 사용 및 버전 이력은 Wrapsody Cloud 서버에 저장되고, 메신저에 공유한 문서와 대화 내용도 안전하게 보관돼 필요에 따라 사용할 수 있다는 점도 도입 후 만족하는 부분입니다.
또한, Wrapsody Cloud와 Fireside의 도입은 차후 AI 활용 환경의 발판이 됐습니다. AI 활용 및 챗봇 기능으로 조직의 생산성을 크게 향상시켰고, 불필요한 데이터를 최소화하고 모든 데이터를 최신 버전으로 유지해 추후 생성형 AI 활용을 위한 최적의 데이터 관리 기반을 마련했습니다. 즉, 조직의 협업 문제를 해결하면서, 동시에 AI 활용 기업으로 나아갈 준비까지 한 번에 마칠 수 있었습니다.
