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스마트 제조기업이 문서 자산화 및 보안 이슈를 한 번에 해결하는 방법
인탑스는 스마트폰 케이스 제조와 가전제품 조립 사업 등을 통해서 플라스틱 사출과 금속 금형 기술을 모두 보유하고 있는 대표적인 IT디바이스 제조기업입니다. 최근에는 로봇 EMS (Electronic Manufacturing Service) 사업이 중장기 신성장 동력으로 자리 잡으면서, 서비스 로봇 분야로 사업 영역을 확대하고 있습니다. 주요 고객사로는 삼성전자, 현대IHL, 베어로보틱스 등이 있습니다. 인탑스는 플라스틱, 메탈, 컴포짓, 패브릭, 잉크 등의 소재 전문가와 사출, 금형, 코팅, 자동화 등의 공정 전문가, 그리고 30여 년의 제조기술을 통해 좋은 제품을 만들고 많은 사람들이 즐거운 경험과 추억을 가질 수 있도록 노력하고 있습니다.
• 문서 관리와 보안을 한 번에 해결할 수 있는 방안
인탑스는 사내 문서 자산화는 물론, 기술 유출을 방지하기 위해 보안 솔루션을 도입하길 희망했습니다. 하지만, 대부분의 솔루션들은 문서 관리나 보안 중 하나에 치우쳐 있는 상황이었습니다. 도입 당시 문서 관리 솔루션들은 문서 사용 시 기밀 내용 유출에 대한 보안 이슈가 있었고, 반대로 문서 보안 솔루션의 경우, 문서 관리 및 사용성에 대한 이슈가 있었습니다. 이러한 이슈들을 해결하기 위해 여러 솔루션을 검토해 본 결과, 문서 자산화 및 보안 기능이 함께 제공되는 파수의 랩소디를 도입했습니다.
･ 실시간으로 사내 문서를 자산화
사용자가 문서를 생성하면 실시간으로 사내 서버에 문서가 저장됩니다. 이렇게 서버에 저장된 문서의 라이프 사이클 내내 모든 이력이 관리됩니다. 또한, 기존에는 사용자가 직접 최종 버전의 문서를 확인해야 했기 때문에, 불필요한 시간이 소요됐으며 중복된 문서도 다수 생성됐습니다. 서비스 도입 후에는 문서의 위치와 상관없이 자동 동기화가 이뤄져, 항상 최신 버전의 문서를 사용할 수 있게 됐습니다. 문서 자산화의 편리함은 물론, 사내 문서를 빠르게 검색하고 해당 문서를 열람하기 위해 사용자가 권한을 요청할 수 있어서 능동적으로 업무를 진행할 수 있었습니다. 이에 따라 문서 자산화는 물론, 사내 직원들끼리 협업 효율성도 높아졌습니다.
･ 접근 설정 및 문서 보안 기능을 통한 문서의 보호
문서 생성 시, 해당 문서의 접근 권한과 보안 권한을 설정할 수 있어서 문서 보안을 2중으로 적용했습니다. 문서에 대한 공유와 보안설정을 사용자의 관점에서 진행할 수 있도록 설정해 시스템 관리자의 업무 부담이 획일적으로 줄었습니다. 또한 문서 보안 기능을 통해 화면 캡처와 출력물의 워터마크 인쇄, 원본 데이터 추출에 대한 보안 이슈를 해결할 수 있어서 보안 수준을 한 층 더 높였습니다.
사내에서 생성되는 모든 문서는 회사 자산으로서 저장되고 관리됩니다. 문서의 모든 사용 이력들이 로그로 저장되며, 관리자가 해당 이력들을 확인할 수 있기 때문에 문제가 발생하더라도 바로 확인할 수 있습니다. 또한, 문서를 생성하는 사용자들이 직접 권한을 부여하면서 능동적인 협업이 가능해 졌으며 더욱 책임감을 갖고 업무에 임하고 있습니다. 인탑스는 랩소디를 통해 문서 자산화와 문서 보안 모두를 만족시키는 업무 혁신을 이뤘습니다.
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